Módulo de Capacitación: Tutorial Rápida.

En este artículo te enseñaremos a utilizar el Módulo de Capacitación.

Al ingresar al Módulo de Capacitación, encontrarás una pantalla parecida a esta, con 4 secciones claramente diferenciadas: 

 

En la sección (1), tendrás:

• Planificación: Cronograma de actividades de capacitación que se realizarán en un período determinado y con un presupuesto establecido, por ejemplo, "Capacitación Año 2019". Están internamente divididas en  las Planificaciones de Cursos estimadas para ese período, por ejemplo, "Primer Trimestre", "Segundo Trimestre", "Tercer Trimestre".

• Materia: Categoría o área del saber/conocimiento bajo la cual se agruparán los cursos, por ejemplo, "Tecnología";  "Mercadeo"; "Normas ISO".
• Cursos: Área más específica del conocimiento que delimitará las capacitaciones, por ejemplo, "Programación"; "Ventas al Detalle"; "Auditoría de la Calidad". Los cursos están asociados a una materia.
• Sesiones: La unidad básica de capacitación, una versión a realizar de los cursos propiamente tal. Las sesiones son portadoras de la información esencial de la capacitación: qué, quiénes, cuándo, dónde. Las sesiones están asociadas a los cursos y a una Planificación de Cursos.

En la sección (2), tenemos:
Participantes:  Contiene las horas de capacitación ejecutadas, los participantes aprobados o reprobados y estadísticas esenciales de la capacitación de nuestros colaboradores.

Informes y Reportes: Es el área de estadísticas (Analytics) del módulo de capacitación. Donde podrás revisar los indicadores generales en torno al módulo, en terminos de costos, participantes y horas de capacitación realizada, además de considerar información en torno a las planificaciones realizadas, los gastos proyectados y el presupuesto utilizado a la fecha

En la sección (3), tenemos:
Organizaciones: Los organismos de capacitación que dictan cursos a nuestra empresa. No son las OTECs chilenas, pues éstas se encuentran ya precargadas en el sistema y están disponibles en las Sesiones.
Relatores: Las personas (profesores, instructores) que nos dictan los cursos programados.
Plantillas: Un mensaje preconfigurado que se envía a los participantes de un curso, en especifico en Solicitudes de compromiso.

Finalmente, en la sección (4) tenemos el panel de información que nos da detalles de la planificación, cursos, materias, sesiones o cualquier sección que tengamos activa en un momento determinado, permitiéndonos agregar más información o filtrar y ordenar la que ya tenemos disponible.

A continuación, configuraremos el módulo de capacitación completamente:

1) Configuramos la organización que nos dará la capacitación en Configuración / Organizaciones. Recuerda que éstas no son las OTECs chilenas, ya que las mismas se encuentran precargadas en el sistema. Hacemos click en Nueva Organización y llenamos los datos:

• Número de identificación: Identificador fiscal (número de información tributaria, rol único tributario).
• Nombre: Razón social (nombre legal) de la organización.
• Dirección: Domicilio fiscal de la organización.
• Número de Teléfono: Teléfono de la organización.
• Email: correo electrónico de la organización.
• URL: Dirección página web de la organización. Debe comenzar con http:// o https:// 

2) Igualmente, registramos los relatores (profesores, instructores) en Configuración / Relatores/Nuevo Relator, llenando los datos necesarios, como en el siguiente ejemplo (los campos marcados con un asterisco (*) son obligatorios):

3) En Configuración/Plantillas/Nueva Plantilla podemos crear la plantilla (forma automática) que se enviará a los participantes del curso para que confirmen su compromiso de asistencia a un curso. Las Etiquetas se llenarán automáticamente con la información correcta. Para insertarlas en el texto, hacemos click sobre el símbolo + en verde. Observemos un ejemplo:

4) Terminada la configuración del módulo, procederemos a realizar la planificación (tiempo/presupuesto) de la capacitación, ingresando a Gestión/Planificación y luego "Nueva Planificación".  Esta será nuestra planificación macro y la subdividiremos en planificaciones más detalladas. Como ejemplo, configuraremos una Planificación anual de UM (Unidad Monetaria) 10 millones, con un descuento tributario de UM 3 millones y la dividiremos en 3 planificaciones de cursos (presupuesto/tiempo/gente) trimestrales y una anual. El descuento tributario (franquicia o desgravación) es un incentivo fiscal que reciben las empresas en algunos países por capacitar a su personal.

4a) Planificación Macro (presupuesto/tiempo):

Al guardarla, nos muestra el siguiente resumen:  

Al hacer click sobre el nombre de la Planificación, nos llevará a un panel que nos permitirá agregar planificaciones de cursos detalladas:

4b) En esta sección configuraremos las planificaciones de cursos (presupuesto/tiempo/gente)que deseemos. Haremos el primer trimestre, pero recordemos que puede llamarse "Ventas",  "Gerencia" o "Primer Trimestre - Operadores". Hacemos click sobre "Agregar Planificación de Curso" (botón verde, arriba/derecha) y llenamos los datos según nuestra planificación:

Luego agregamos las otras planificaciones de cursos necesarias para terminar nuestra planificación general. En nuestro ejemplo, la planificación total quedaría de esta manera:

¡Desde este panel ya podemos ver fácilmente todos los parámetros de nuestra planificación!

5) Seguidamente, configuramos la materia en Gestión/Materia/Nueva Materia (Menú lateral), recordando que los campos marcados con un asterisco son obligatorios. 

Una vez configuradas las materias, podremos verlas en la sección general de las mismas, configurando la vista según nuestras preferencias, haciendo click en "Cambio de Vista" (los cuadraditos/líneas debajo del botón de Nueva Materia). En esta vista general de materias, podemos ver cuántos cursos están asociados a una materia específica:

6) Al igual que hicimos con materias, agregamos los cursos que pensamos ofrecer en un momento determinado. Para ello, vamos a Gestión/Cursos/Nuevo Curso:
 

Observamos que la materia que creamos (informática) aparece como opción para asociar este curso a ese eje de formación. Una vez agregado el curso, el sistema nos da la opción de seguir agregando cursos o crear una sesión (instancia) del curso que acabamos de crear.

Para efectos de este tutorial, seleccionaremos la opción: "Volver a la lista de Cursos".

De forma análoga a "Materias", en la vista general de cursos podemos ver las sesiones asociadas a cada curso, pero acá tenemos más información: cuántas sesiones de un curso particular están pendientes (sin configurar/comenzar), en progreso (activas) o finalizadas. Adicionalmente, tenemos la opción de filtrar (por defecto, por materia, por modalidad...), haciendo click sobre el título del curso, podemos desplegar todas las sesiones asociadas a un curso particular:

7) ¡Finalmente configuraremos una sesión de curso! Esta es la parte clave del Módulo de Capacitación, donde agregaremos todos los detalles necesarios para que nuestros participantes tengan la información al alcance de un click.
Las sesiones de cursos se pueden agregar desde cualquiera de las siguientes opciones:

1. Sesiones (Menú lateral)/Nueva Sesión (botón verde, arriba/derecha).
2. Cursos (Menú lateral), seleccionando el curso y luego "Nueva Sesión". Desde acá quedará asociada a un curso específico. 
3. Planificación/Planificación de curso / Símbolo de + (celeste). Desde aquí quedará asociada a una planificación de curso.

Para este tutorial escogeremos la primera opción (Sesiones, menú lateral, Nueva Sesión) para tener todas las opciones de configuración abiertas: 

De la lista desplegable, seleccionamos el curso que creamos anteriormente. En el campo Descripción aparece la información que ingresamos cuando configuramos el curso. Como nombre de la sesión utilizamos algo que agregue más información ("Primera sesión", "Sesión de otoño", "Word", etc). En el ejemplo, hemos utilizado "Microsoft Excel - Grupo I" (esta sesión del curso de Microsoft Office solo será sobre Excel). 

Para agregar una etiqueta, escribimos el nombre de la misma y hacemos click en el desplegable que aparece como "Create Etiqueta":

Podemos agregar tantas etiquetas como queramos. 

Seguidamente asociamos la sesión a una planificación de cursos (podemos dejarla en blanco para un curso no asociado a una planificación, es decir, no planificado).

Y así se ve nuestra sesión Microsoft Excel del curso de Microsoft Office:

8) Para completar nuestro tutorial, haremos click sobre el icono de configuración (rueda dentada, engranaje) y accederemos a la configuración final de esta sesión de curso, que consiste en ingresar:

a) la información del curso,
b) las fechas y ubicaciones,
c) los cupos e información de registro
d) los costos y requisitos. 

8a) En la pestaña General, agregamos las horas de capacitación de esta sesión, la organización capacitadora (si es una OTEC chilena, aparecerá en el desplegable conforme se escribe su nombre), el relator y los archivos que les llegarán al correo de nuestros participantes (en el icono de la nube). Al final, hacemos click en "Guardar".

8b) En la pestaña Fechas y Ubicaciones, agregamos la fecha de inicio y término de la sesión, en el calendario, marcamos el primer día de clases, seleccionamos el horario y las horas de descanso (si las hubiese), en ubicación y sala de clases especificamos donde se dará esa sesión (podemos agregarlas en el signo de +, si no existen)  y finalmente hacemos click sobre el botón azul de "Añadir día(s) de clase(s)". El  primer día de clases quedará configurado correctamente. Si queremos repetir esta información para los días siguientes, hacemos click sobre el botón de clonar:

y seguidamente sobre los días que queremos copiar. En el botón de editar (lápiz verde), podemos cambiar la información de un día específico. Al final, hacemos click en Guardar.

8c) En la pestaña de Suscripción debemos indicar los cupos de la sesión (máximo de participantes permitidos) y cuántos días administrativos son necesarios para preparar el curso. Adicionalmente, tenemos la opción de hacer disponible la sesión para que las jefaturas inscriban a sus colaboradores o para que ellos se inscriban directamente en el curso, indicamos fecha de inicio de inscripción (cuando estará disponible para que las jefaturas/colaboradores se inscriban) y podemos limitarlo (filtrar) a un grupo de colaboradores específico. Al final, hacemos click en Guardar. 

8d) En la última pestaña (Costos y Requisitos), llenamos los datos solicitados, según el caso específico para cada empresa. La casilla de calificación mínima debe expresarse en números. Y el botón de Guardar siempre estará esperando por nosotros :-). 

Toda sesión configurada se hará disponible en el panel de información de los colaboradores que puedan inscribirse en ella y en el perfil de las jefaturas.

9) Para agregar participantes directamente, hacemos click en el botón de Participantes (azul, arriba, derecha), disponible desde cualquiera de las pestañas de esta sección y nos llevará directamente a la página del resumen de participantes:

En esta sección aparecerán los colaboradores a quienes sus jefes pre-inscriban, además de aquellos que se inscriban o inscribamos directamente. Para agregar participantes, hacemos click en botón verde de Nuevos Participantes (arriba/derecha) y los seleccionamos haciendo click; acá podemos escribir el nombre de la unidad, cargo o una palabra clave para facilitar la búsqueda. En este momento no es posible agregar colaboradores masivamente.

Una vez agregados los colaboradores, podemos ver una pantalla parecida a esta:

Al concluir el curso y recibir las notas y asistencia, podremos finalmente registrarlo en la pestaña de Asistencia y Calificación. Toda esta información pasará a la sección de Capacitación de la ficha del colaborador.

Esperamos que sea de gran ayuda este artículo. En caso de cualquier duda, te invitamos a escribir a través de nuestro chat de soporte.